Documenti e adempimenti per esportare: dogana, IVA e incoterms

Prima di esportare: requisiti e identificativi

Esportare dall'Italia richiede adempimenti doganali, IVA e la scelta dell'Incoterm. La dichiarazione doganale è trasmessa elettronicamente tramite il sistema AIDA. L'autorità di riferimento è l'Agenzia delle dogane e dei Monopoli (ADM).

Per esportare merci dall'UE, l'impresa deve avere sede nell'Unione. Occorre inoltre la registrazione con un numero di partita IVA.

Il numero di registrazione e identificazione degli operatori economici (EORI) è obbligatorio per chi esporta, importa o trasferisce merci nell'UE. È associato unicamente alla propria impresa e non scade. Si richiede tramite l'autorità doganale nazionale del proprio paese.

Prima di preparare la spedizione, va classificato il prodotto. Il codice del sistema armonizzato (SA) identifica la merce e determina dazi, documenti o restrizioni applicabili. La banca dati TARIC serve a individuare il codice SA corretto e a verificare le misure applicabili.

Gli identificativi richiesti per esportare dall'Italia sono la partita IVA e il codice EORI. Il codice EORI si richiede tramite l'autorità doganale nazionale e non scade.

Requisiti obbligatori per l'esportazione dall'Italia

Documenti commerciali e dichiarazione doganale

Il corredo documentale di una spedizione export comprende la fattura di compravendita, con descrizione della merce, valore e condizioni di resa pattuite. Include anche la packing list, che dettaglia colli, pesi, dimensioni e contenuto di ciascun collo. La packing list (P/L) accompagna la fattura commerciale e i documenti di trasporto.

Tra i documenti chiave dello sdoganamento figurano, tra gli altri, fattura commerciale, prova di origine e qualsiasi certificato o licenza pertinente. Tra i documenti supplementari figurano la polizza di carico FIATA, il Carnet ATA e il Carnet TIR. Per il trasporto ferroviario il documento è il CIM, o lettera di vettura ferroviaria.

Sul territorio nazionale è necessario il Documento di Trasporto (DDT). Per i trasporti internazionali sono richiesti ulteriori specifici documenti. Il documento di trasporto può essere un documento amministrativo, fiscale o doganale, oppure un documento specifico per merci soggette a regimi fiscali, sanitari o di sicurezza.

I documenti di trasporto servono come prova del contratto di trasporto e indicano la legge o la convenzione di riferimento. Certificano inoltre la quantità e la qualità della merce spedita. Per essere adeguato, il documento deve indicare tipologia e quantità della merce, luogo di carico e scarico e identità del vettore o sub-vettore.

Ai documenti commerciali si aggiungono i documenti di trasporto: la lettera di vettura stradale CMR, la lettera di trasporto aereo AWB e la polizza di carico B/L. La CMR è disciplinata dalla Convenzione CMR del 1956.

La lettera di vettura internazionale standard è stata sviluppata dalla International Road Union (IRU) sulla base della Convenzione CMR. La CMR prova l'esistenza del contratto di trasporto, la presa in consegna delle merci e il loro stato; certifica informazioni su merce, modalità, condizioni e luogo di destinazione. È emessa dal mittente o dallo spedizioniere, su richiesta del vettore, e va compilata al momento del carico.

Il modulo della lettera CMR viene compilato in 3 esemplari. Le copie della lettera di vettura CMR sono quattro, tutte firmate dallo speditore e dal vettore: la prima è per lo speditore, la seconda resta al vettore, la terza accompagna la merce e va al destinatario. Una quarta copia è firmata e timbrata dal destinatario prima di tornare allo spedizioniere.

La CMR non è titolo negoziabile né rappresentativo: il destinatario può disporre della merce anche senza l'originale. La mancanza o irregolarità della CMR non compromette la validità del contratto di trasporto. Si applica a ogni contratto di trasporto oneroso di merci su strada per mezzo di veicoli, indipendentemente da domicilio e cittadinanza delle parti, quando il luogo di ricevimento e quello di riconsegna sono in due Paesi diversi, di cui almeno uno parte della Convenzione.

L'utilizzo del formulario assoggetta il contratto alla Convenzione CMR. Permette allo speditore di avere le merci a disposizione durante il trasporto.

L'AWB documenta il trasporto aereo, è ricevuta di ricezione della merce da parte del vettore e una copia va presentata alle autorità doganali. L'AWB incide sulla dichiarazione del valore in dogana. Non è titolo di proprietà della merce, ma titolo di legittimazione: anche chi non possiede l'originale può comunque disporre della merce.

Le lettere di vettura aeree sono emesse anche per merci caricate su aerei dedicati al trasporto di merci (all-cargo o freighters) e per quelle collocate nelle stive di aerei passeggeri. Vengono emesse al momento della consegna della merce, prima che questa venga caricata. L'AWB serve per il calcolo e il pagamento delle spese di trasporto e può fungere da certificato di assicurazione per danni alle merci.

La polizza di carico è rilasciata dalla compagnia di navigazione allo speditore e conferma che la merce è stata ricevuta a bordo. È il titolo rappresentativo della merce: il portatore è il proprietario e il documento viaggia separato dalla merce. Obbliga il trasportatore a consegnare le merci al destinatario e contiene i dettagli delle merci, della nave e del porto di destinazione.

La polizza di carico può essere un documento negoziabile. Una polizza di carico “pulita” indica merce ricevuta in ordine e in condizioni apparentemente buone; una “impura” segnala merce danneggiata o in cattive condizioni. Se la polizza di carico è impura, la banca finanziatrice può rifiutare di accettare i documenti dello speditore.

Il rilascio del telex è il modello virtuale dell'originale B/L. Dovrebbe essere utilizzato solo quando c'è fiducia tra le parti, perché non viene rilasciato alcun documento fisico che possa essere elemento di scambio per il venditore contro pagamento da parte dell'acquirente.

La polizza di carico FIATA, sviluppata dalla Federazione Internazionale delle Associazioni degli Spedizionieri (FIATA), è un documento multimodale, può avere status negoziabile e la responsabilità legale per le merci può trasferirsi durante il viaggio. Esiste anche la Sea Waybill (SWB), che formalizza il contratto di trasporto ma non ne prova la titolarità.

L'esportatore deve presentare le merci e la dichiarazione di esportazione all'ufficio doganale di “esportazione”. Deve presentare anche specifiche autorizzazioni, licenze o titoli, ove richiesti. L'ufficio competente è quello del luogo in cui l'esportatore è stabilito oppure in cui le merci sono imballate o caricate.

La dichiarazione doganale va trasmessa all'ufficio doganale di esportazione in formato elettronico, tramite le funzionalità del sistema informatico dell'Agenzia delle dogane e dei Monopoli (AIDA).

Documenti essenziali per l'esportazione

Soggetti e iter della procedura doganale di export

Prima di esportare merci è necessario presentare una dichiarazione doganale elettronica di sicurezza (pre-partenza). Il dichiarante può essere il proprietario della merce o un suo rappresentante. Le figure previste sono il proprietario, il rappresentante indiretto, lo spedizioniere doganale in rappresentanza diretta e il procuratore dello spedizioniere doganale.

Il rappresentante indiretto è un dipendente o procuratore che agisce in nome proprio e per conto del proprietario. Deve avere appositi poteri, non è iscritto ad alcun albo e opera sotto la responsabilità del proprietario.

Lo spedizioniere doganale in rappresentanza diretta è una persona fisica abilitata alla professione. È iscritto all'albo degli spedizionieri doganali e possiede la patente rilasciata dal Ministero delle Finanze.

L'iter presso la dogana competente territorialmente inizia con la presentazione della dichiarazione. L'ufficio di esportazione accetta la dichiarazione e procede all'analisi dei rischi ai fini fiscali e di sicurezza. All'operazione viene poi assegnato un numero di riferimento MRN (Movement Reference Number).

Il sistema unionale ECS (Export Control System) gestisce lo scambio di dati tra gli uffici doganali di esportazione e gli uffici doganali di uscita, nazionali e comunitari. La Fase 1, avviata il 1° luglio 2007, ha reso l'ECS lo strumento primario per la certificazione dell'uscita della merce dal territorio doganale ai fini doganali e fiscali. La Fase 2, avviata il 1° luglio 2011, ha esteso l'ECS agli adempimenti in materia di sicurezza.

Espletati tali adempimenti, l'ufficio di esportazione svincola le merci per la definitiva esportazione. Le merci devono lasciare il territorio doganale alle stesse condizioni in cui si trovavano quando la dichiarazione di esportazione è stata accettata.

L'ufficio doganale di esportazione è individuato ai sensi dell'art. 161, par. 5, del Reg. (CEE) 2913/92. La dichiarazione è trasmessa in formato elettronico ai sensi dell'art. 787 delle Disposizioni di Applicazione del codice doganale comunitario, Reg. CEE 2454/93 (DAC), tramite le funzionalità del sistema AIDA.

Classificazione, restrizioni e licenze all'esportazione

L'esportazione di alcune merci verso un determinato paese può essere vietata o controllata da accordi commerciali, restrizioni nazionali o altre ragioni.

Tra gli esempi: animali vivi, specie minacciate di estinzione, prodotti alimentari e agricoli, sostanze chimiche pericolose, medicinali e alcune sostanze controllate, armi e munizioni, rifiuti, beni culturali (compresi oggetti d'arte e d'antiquariato), merci contraffatte o usurpative.

La necessità di una licenza di esportazione va verificata nella banca dati TARIC o contattando l'autorità doganale nazionale. Anche quando l'UE consente l'esportazione di un prodotto, possono esistere restrizioni nel paese di importazione. Le norme applicabili a destinazione si controllano con lo strumento My Trade Assistant.

Gli accordi commerciali conclusi dall'UE garantiscono norme stabili e prevedibili per l'importazione, non discriminazione verso le merci dell'UE e modalità di esportazione più semplici. L'autorità doganale nazionale è il riferimento per verificare le licenze di esportazione. La classificazione doganale usa il codice SA e la banca dati TARIC.

Trattamento IVA delle esportazioni

Le esportazioni rientrano tra le operazioni non imponibili. La categoria comprende le cessioni di beni e le prestazioni di servizi nei rapporti con l'estero. Il riferimento per le regole generali IVA è l'Agenzia delle Entrate.

Ai fini della non imponibilità, l'uscita della merce dal territorio doganale è certificata dall'ECS. La Fase 1 dell'ECS, avviata il 1° luglio 2007, è lo strumento primario per la certificazione dell'uscita ai fini doganali e fiscali. All'operazione viene assegnato un numero di riferimento MRN.

Rientrano tra le operazioni non imponibili: esportazioni, operazioni assimilate alle esportazioni, servizi internazionali o connessi agli scambi internazionali, cessioni ai viaggiatori extracomunitari, operazioni con San Marino e Città del Vaticano, operazioni effettuate nell'ambito dei rapporti regolati da trattati e accordi internazionali, cessioni intracomunitarie.

Sia per le operazioni non imponibili sia per quelle esenti valgono tutti gli obblighi IVA: fatturazione, registrazione e dichiarazione. In entrambi i casi non viene addebitata l'imposta al cliente. La differenza è nella natura dell'operazione.

Le esenti sono individuate espressamente dalla legge e il loro elenco completo è nell'articolo 10 del D.P.R. n. 633/1972. Vi rientrano, per esempio, prestazioni sanitarie, attività educative e culturali e alcune operazioni immobiliari. La disciplina IVA di riferimento è il D.P.R. n. 633/1972.

In generale sono escluse dall'applicazione dell'IVA tutte le operazioni in cui manca almeno uno dei tre requisiti: soggettivo, oggettivo e territoriale. Il requisito soggettivo richiede che chi compie l'operazione svolga in modo abituale un'attività commerciale o agricola, un'arte o una professione, e che l'operazione si riferisca all'attività economica. Il requisito oggettivo richiede che l'operazione consista in una cessione di beni o prestazione di servizi.

Il requisito territoriale richiede che l'operazione sia territorialmente rilevante in Italia. In mancanza di uno o più requisiti l'operazione è esclusa dall'IVA. L'operatore non deve né addebitare l'imposta al cliente né versarla all'Erario.

Le operazioni escluse dal campo IVA non devono sottostare agli adempimenti richiesti dalla legge, come fatturazione e registrazione.

Per i piccoli contribuenti esiste il regime forfetario. Possono accedervi le persone fisiche residenti in Italia che iniziano un'attività d'impresa, un'arte o una professione e presumono di conseguire ricavi o compensi non superiori a 85.000 euro.

Chi svolge già un'attività può aderire se nell'anno precedente ha conseguito ricavi o percepito compensi, ragguagliati ad anno, non superiori a 85.000 euro. Deve inoltre aver sostenuto spese per un importo complessivo non superiore a 20.000 euro lordi per lavoro accessorio, lavoro dipendente e compensi a collaboratori.

Il regime comporta l'esonero dalla maggior parte degli adempimenti IVA, compresi l'addebito dell'imposta ai clienti e il versamento all'Erario.

Le operazioni che rientrano nel campo IVA sono normalmente imponibili. Le esportazioni sono operazioni non imponibili: restano fatturazione, registrazione e dichiarazione, ma non si addebita l'imposta al cliente.

Vantaggi e limitazioni del regime forfetario per piccoli contribuenti

Incoterms: chi fa cosa tra venditore e compratore

Gli Incoterms, ad esempio EXW, FOB, CIF e DDP, definiscono il responsabile della spedizione, dell'assicurazione e dello sdoganamento. Occorre scegliere l'Incoterm corretto e includerlo nel contratto di vendita e nella fattura per evitare confusione e problemi giuridici. La clausola scelta determina chi sopporta costi e rischi.

Con EXW il compratore ritira la merce presso il venditore e si occupa di trasporto e sdoganamento all'esportazione.

Con FOB il venditore consegna la merce a bordo della nave.

Con CIF il venditore provvede anche a trasporto e assicurazione fino a destinazione.

Con DDP il venditore consegna la merce già sdoganata all'importazione nel paese di destinazione.

Prova dell'origine preferenziale

Per beneficiare di un accordo commerciale dell'UE le merci possono necessitare di una prova dell'origine preferenziale. I due strumenti indicati sono il certificato di circolazione delle merci EUR.1 e l'attestazione di origine per gli esportatori registrati nell'ambito del sistema REX.

Il certificato EUR.1 è rilasciato dall'autorità doganale nazionale e conferma l'origine delle merci nel quadro di un accordo di libero scambio. Il sistema degli esportatori registrati (REX) consente agli esportatori autorizzati di autocertificare l'origine delle merci.

In entrambi i casi il documento serve a confermare l'origine preferenziale e a ottenere trattamenti doganali agevolati nello scambio con il paese partner.